訪談紀錄0322

3/22 瑪麗亞會議記錄
人員：楊章昱、蔡忠軒、翟悅清、陳建妏
地點：台中愛心家園瑪利亞輔具中心
內容：
A. 與陳組長確認系統模組圖

B. 模組圖改變的地方
 因為組織較簡單所以先不設立權限
 基本資料設定以及個案加入治療師，並且可以直接輸入及修改個案資料。

C. 瑪利亞輔具中心現行流程圖
 租借流程

租借流程說明：
1. 個案至輔具中心找行政人員洽談。
2. 治療師評估個案狀況。
3. 治療師判斷個案是否屬於借用輔具的項目。
3-1. 如果是，個案至行政人員那尋找輔具。
3-2. 如果否，個案屬於其他服務項目，例：輔具製作、維修等項目。
4. 行政人員將輔具借給個案，並記錄輔具借用。
5. 流程結束。


 維修流程

維修流程說明：
1. 個案至輔具中心找行政人員洽談。
2. 治療師評估個案狀況。
3. 治療師判斷個案是否屬於維修輔具的項目。
3-1. 如果是，個案的輔具移轉至技師，技師維修輔具。
3-2. 如果否，個案屬於其他服務項目，例：輔具製作、租借等項目。
4. 技師維修輔具完成後，填寫表格。
5. 流程結束。


 製作輔具流程

維修流程說明：
1. 個案至輔具中心找行政人員洽談。
2. 治療師評估個案狀況。
3. 治療師判斷個案是否屬於製作輔具的項目。
3-1. 如果是，技師依個案需求製作輔具。
3-2. 如果否，個案屬於其他服務項目，例：維修及租借等項目。
4. 技師製作輔具完成。
流程結束。

D. 治療師的辦公室在二樓，若要直接連接電腦輸入個案資料，需要用到Cline-Service的功能。
E. 下次進度
 確認維修流程
 確認data model
 Model 正規化
 系統化面確立

訪談記錄0302-翟悅清

會議主題：瑪利亞文教基金會之訪談
會議時間：2010/3/2

瑪利亞基金會下附屬的輔具中心

輔具是能夠改善和便利生活的工具，如：眼鏡。

基本上輔具中心的業務分為兩大類

1. 輔具維修：在此分為三個工廠，分別為鐵工廠、布工廠及木工廠，而工廠內的庫存堆放雜亂，常常不知是否還有庫存，就又採購新的材料，難以管理。
   建立庫存系統。
2. 物品租借：此項業務的問題在於若承辦業務人員請假，就完全沒有人可以知道現在租借的情況，導致作業停擺。
   輔具編碼、建立簡易查詢的租借系統。
   
   輔具中心人員：兩位計師、兩位行政人員

訪談記錄0302-詹立楷

會議主題：瑪利亞文教基金會之訪談
會議時間：2010/3/2

與會人員：
東海大學-參與企業電子化課程同學與老師共13人
瑪利亞文教基金會-陳組長

訪廠內容：

在參訪的過程中了解瑪利亞文教基金會有下列之問題及需求:

原物料資訊

1. 在此的輔具工廠,是全台唯一有輔具加工廠的資源中心,也因此在整理原物料得從頭開始,沒有可以參考的依據,在輔具工廠的倉庫感覺到原物料凌亂不堪,且沒有排序、編碼,這樣對原物料的控管很沒有效率.
2. 募來的原物料也有大部分是無法使用,或是買到不合宜的原料,導致倉庫的庫存大增,使倉庫更加凌亂.
3. 輔具工廠的兩位技師時有買到重複的原料,用完東西也沒有標示清楚(ex.一根鐵棍有六呎,用了三呎,沒有標示的話就不知道用了幾尺),導致統整原物料資訊會更加困難.

租借資訊

1. 目前檔案接以紙本做管理,希望能做出租借系統使管理更加便利
2. 希望能以身分證作為索引,調出每一個人的使用記錄,租用了哪些輔具,可以有效的追蹤病人的借閱資料

訪談紀錄0302-黃鈺勛

訪談紀錄

日期：2010/03/02
地點：瑪麗亞社會福利基金會

訪談目標：訪談對象為瑪麗亞社會福利基金會，透過訪談能更了解需求，並且參觀了行政單位、廠房、倉庫等地方，有助於了解現況。

訪談內容

概述：
　　瑪麗亞社會福利基金會目前係全台唯一擁有廠房的輔具製造租借中心，進行輔具的製造與修理，而現今租借資料記載與身心障礙使用者的履歷多以紙本為主，並以人為記憶管理，當負責人員不在時，其他人員並沒辦法介入其流程，再者，當面對使用者需求的不同，變得相當客製化，因此製造或修理輔具時在原物料上容易囤積，造成庫存不易，現在雖有資訊系統幫助，但無法滿足使用需求，反而造成負擔。

需求描述

租借管理：
1.使用者登記借用的資料，目前皆以紙本為主，容易出現同樣名字登記，但借用器具不同，在查詢上並不方便，管理起來也不容易。現今的資訊系統，雖有資料建立，但在使用上不便，不能一次就查詢到想要的資料，因而導致系統使用率不高。

2.在器具借用方面，目前器具皆無編號，管理上是以人的記憶去對器具編號，例如由器材進入使用的先後順序來排，當管理者不在時，其他人無法介入此租借流程，再者，對於實際器材的盤點也有一定的困難處。

3.目前個案管理也是使用紙本的管理，當資料繁多時，查詢上也不方便，亦無建立於系統裡。

庫存管理：

1.針對每次不同的服務需求，由於所需要的產品有些微的差異，即便是同樣的東西也會因為客製化而去調整原物料的需求，進而導致各種原物料的堆積，且這些由個案多囤積的原物料，未來的使用機會亦不大，久而久之，更多的原物料的堆積而無法有效的運用。

2.原物料大量堆積且並無有效的管理下，影響到技師的判斷，容易造成多添購材料，而技師間各自的購買情況亦不透明化，也常造成多餘器材的購買。

3.而缺乏材料時，補充的方法有兩種，除了購買另一個便是募款而得，跟特定的合作工廠、公司募取所需的資源及材料，但常有捐贈的材料無法滿足需求的情況，只能再向廠商購買，又造成另外的材料堆積，且對於捐贈材料的數量及性質都難以掌握，太少無法滿足需求造成案子延遲，太多又讓廠間充滿著無法有效運用的材料。


預期成果及目標

　　建立一資訊系統協助管理，此系統分為三個構面，前端租借系統與後端病歷管理系統以及現場的存貨管理系統，整體來說系統將以病歷管理系統為主，貫穿各組建功能，說明如下：

1.透過病歷管理系統，使用者能查詢病人病歷資料，其中包含曾經使用過的服務如器材的租借，以及所提出的要求如修理輔具等。

2.透過租借系統，能查訊該器具目前的使用者為誰，下一位的登記者為誰，各種器具剩餘的數量等，並能與病歷管理系統交叉的查詢。

3.每個租借的器具皆會對應到該器具的組成物料，可查詢到目前倉庫剩餘的數量，當該器具需要修補，或需要修改的時候，能透過庫存管理系統判斷可否加工，否則考慮購買或募款，皆能以庫存管理系統為依據做判斷。

訪談紀錄0302-陳建妏

訪談紀錄:
1.此次參訪台中愛心之家瑪利亞輔具資源中心，是全省唯一有輔具加工廠的資源中心。其服務項目包含輔具租借以及開法等等。
2.輔具的定義:幫助身心障礙者日常生活得以行動便利之器具。輔具具有提升物品本身功能與美觀兩項需求。
3.輔具租借僅以人腦方式儲存管理，只要租借相關人員請假或離職則無人知道輔具租借情況。
4.輔具品項非常多，且目前並沒有利用編碼方式分門別類。
5.製造輔具原料方面有些由募捐而來，其他會由瑪利亞基金會自行購買。而原物料沒有利用資訊系統建檔，導致很多原物料多買，造成庫存。
6.目前利用EXCEL建立基本銷售貨，並無輔具庫存檔案。
7.輔具中心組織架構為一名主任、兩名行政人員、兩位輔具計師、一名社工以及兩名工讀生(一年約)。現階段輔具中心有布工廠、鐵工廠以及木工廠，分別製造及維修輔具。輔具中心有四台桌上型電腦，其作業系統為office 2003。

訪談紀錄0302-莊閔智

會議主題：瑪利亞現況訪談
會議時間：2010/3/2
與會人員：
東海大學-參與企業電子化課程相關同仁
瑪利亞文教基金會-陳組長
會議內容：
透過參訪的形式，進一步詳細的了解內部的現況，根據了解後歸納出以下的現況與問題：
1.因目前的系統使用上不方便，所以部分採用人工建檔的方式及Excel 工具軟體。
2.在Excel的部分，建檔的部分只有售貨，無庫存。
3.在庫存方面，因為需求差異大，常常是客制化的產品，需求量也不高，所以庫存較低。
4.庫存雜亂、整理不易。
5.就目前的業務分為輔具維修、輔具維修與輔具租借這三個部分，首先較希望在租借的部 分作為優先考量。
6.庫存與輔具總類繁多，對於管理與編碼上，有一定的困難。
7.使用者希望系統介面如病歷表，只要打入身分證字號，即可看到這位顧客，在過去有使 用過的各種服務，有更便利的搜尋引擎，甚至可以做各種服務的統計資料，如XX輪椅，有哪些人租借使用過，使用率為何…等等。

訪談紀錄0302-林詩彥

企業電子化第一次參訪記錄
時間：中華民國九十九年三月三日星期三 下午三時至五時
地點：台中市東興路一段450號 瑪利亞社會福利基金會
人員：老師及修課學生等共十三位
內容：
第一次至瑪利亞社會福利基金會了解目前其輔具中心的狀況，組長先帶我們至輔具展示中心說明有哪些輔具，讓我們對於輔具有些微的了解，接著參觀輔具中心的辦公室，最後參觀三個輔具的加工廠所。從解說的過程中有發現一些問題，整理如下：
1. 沒有庫存管理系統及製作輔具清冊，且因為品項過於繁雜，故無法很明確的歸屬品項所屬(e.g哪些物品屬於生活輔具，哪些物品屬於肢體輔具)。另外，對於募捐來的品項以及購買的品項沒有做區分，且易募捐到無用的原料貨品項，導致庫存成本上升。

2. 針對二手輔具的租借狀況，沒有便於使用的租借系統，目前僅使用Excel記錄存貨狀況，且只記錄借出的狀況，對於募捐來的狀況沒有做登記。而盤點的動作屆時也以人工盤點，再核對Excel上的數目來做修正，如此一來並無法確實掌握目前可用輔具與輔具使用狀況。

3. 辦公室目前是以Excel與紙本並行的方式記錄個案資料及維修狀況，希望能夠建置一套租借輔具資訊系統來做個案資料的管理，透過個人資料鍵入資料庫，使用系統時可了解到其個人資料及租借狀況等功能。此外，且因辦公室目前之電腦數目和效能有限，故在設計資訊系統時，也必須將此因素考慮進去。

4. 募捐來或是廠商提供之輔具缺乏編碼(組長解釋：輔具來來往往出入頻繁，尚未想出一套合適的編碼方式)，如此無法掌握追蹤輔具的使用狀況以及去向。

5. 輔具的加工主要仰賴兩位技師的協助，但因為缺乏工作研究和5S之概念，導致加工廠所原料多放雜亂不堪，且出現相同商品重複購買或是找不到之情形；然而工作研究不在此次討論之範圍，故僅討論透過建置物料管理相關系統來控管關鍵物料的使用狀況。

6. 募捐來的品項與實際的需求不盡相同，但因此變化情況難以掌控，導致目前的倉庫處於滿載狀況，且部分物品已經變成所謂的呆料，非常耗費庫存空間，但院方的立場又怕將來會用到該品項，又因台中地區僅此一間具有輔具加工廠的社福機構，許多多年未使用之物品無法贈送給其他社福機構，故繼續將物品堆放置儲架上，導致惡性循環。

7. 中心體制人員不多，故希望設計出來之系統能夠具架構性以便使用，且無須設立權限。若系統使用狀況良好，中心希望將來可將系統推廣至其他社福機構。

訪談紀錄0302-張晉瑋

訪談紀錄:
1. 輔具資源中心不僅在台中地區有據點，在其他縣市亦有，而附有輔具工廠之中心僅台中瑪莉亞社會福利基金會有此單位。
2. 輔具之定義：幫助行動不便者在生活上得以行動較為便利之器具及工具，即可改善原有功能且能輔助使用之器具及工具，其範疇為日常生活之所需。
3. 大部分之輔具沒有涉及專利的部分，僅需求量較大之輔具需考量專利。
4. 目前在輔具方面，某些品項具有固定的捐贈單位，其餘之品項會由瑪莉亞基金會自行購買，且成本較高之品項會列入財產。
5. 現行的Excel僅鍵入銷貨紀錄，尚未記錄庫存的相關資料。
6. 在二手輔具方面，現行做法並未記錄每次租借的情形，且缺少品項之編碼而無法做有效的管理。目前已有租借系統，卻因為系統review資料的不便而不敷使用，因此現行作業以使用Excel的人工方式來進行。
7. 目前在輔助資源中心有四台桌上型電腦，其文書軟體為Microsoft office 2003
8. 目前透過Excel及紙本的方式記錄個案及維修資料，未來希望藉由資訊系統的建置，並在鍵入這些資料後，可供使用者以個案為導向進行資料彙總與統計，且可減少作業時間，並增加其便利性。
9. 並未記錄所有物料之進銷存及捐贈明細，因此無法有效地管理庫存，導致存貨成本太高，而且無法有效運用其有限資金。
10. 組織架構成員：一位主任、兩位行政人員、兩位輔具技師、一位社工、一位大專生(約期)、其餘為治療師
BY張晉瑋

訪談紀錄0302-蔡忠軒

1.補具:補助的器具
2.補具沒有特定的形式，可能依造個案不同而客製化，且原料互相替代性高
3.只有EXCEL建檔，沒有庫存只有銷貨紀錄
4.分成布工、鐵工、木工三類
5.補具編號不良
6.器具擺放雜亂無章
7.希望以個案作為主查詢依據，希望能夠依個案找出其需要的補具
8.內部溝通不良，包誇出租業務與原料購買...等

訪談紀錄0302-劉容慈

訪談紀錄：
今天的訪談由陳組長來介紹瑪莉亞基金會，使我們有了最初步的認識。而訪談主要是以輔具中心為主。
訪談內容：
1. 輔具之定義：用來幫助行動不便者改善原有功能，並且提升平日生活的便利性之器具。
2. 由於瑪莉亞的輔具產品種類甚多，故沒有將各項產品完整的類別化，因此容易造成清點上及庫存管理上的不便，而無法降低成本。
3. 現階段沒有完善的租借系統，以紙本的方式來做紀錄。
4. 在二手輔具方面，由於沒有完善的租借系統，故在記錄方面無法確實執行，以及各個品項缺少歸類及編碼，在尋找其物品時會容易費時費力，且浪費成本。
5. 在維修區，有許多不必要的零件尚未定期做整理。
6. 在布工廠的部分，原物料常常與所需的規格不符合，故造成庫存上的堆積及找料的不便。
7. 在採購方面，由於內部溝通上的不確實以及資訊的傳遞不完整，易造成員工Ａ與員工Ｂ於補貨時，做了雙重採購的動作，導致庫存的增加。
8. 現階段是以Excel及紙本的方式記錄個案及維修資料，故沒有辦法統計出每個人到瑪麗亞租借或是維修……等的服務項目，在未來希望藉由資訊系統的建立，並且以個案的方式，能夠將每個人的紀錄一目了然。
By劉容慈

訪談紀錄0302-楊閔雄

訪談紀錄：
1. 目前主要以書面和Excel軟體為主要紀錄。
2. 在Excel的部分，建檔的部分只有售貨，無庫存的紀錄。
3. 輔具用具在租借方面沒有在即時性的紀錄。
4. 由於是以專案為導向，因此產品是以客制化的方式製作，所以在庫存方面，常常造成庫存過高或過低。
5. 庫存雜亂無章、整理不易，容易造成物料重複購買或遺忘。
6. 就目前的業務分為輔具維修、輔具維修與輔具租借這三個部分，目前較希望在租借的部分作為資訊系統的優先考量。
7. 材料與輔具總類繁多，因此在管理與編碼上，因此希望由我方能規劃出一套編碼的方式。
8. 使用者希望系統在輸入介面如病歷表，並且使用者只要輸入身分證字號與病歷表名字，即可看到這位顧客過去所有使用過的各種服務與資訊，有更便利的搜尋引擎，甚至可以做各種服務的統計資料，如一般輪椅，有哪些人租借使用過，與使用率為何…等等資訊。
9. 輔具的定義為只要能輔助生活上的活動用具即稱為此。
10. 目前該公司的系統環境為Microsoft Window 2000，資料庫為Microsoft Office Access 2003。
By楊閔雄

訪談紀錄0302-楊章昱

訪談紀錄：
1.輔具的定義為：幫助行動不便者在生活更便利的器具。
2.輔具中心分為三個中心：木工、布工及鐵工。
3.現有的Excel裡只有銷貨紀錄，沒有現有庫存的紀錄。
4.現行的業務有維修、租借及販賣輔具。輔具的來源分為募來跟購買。
5.現行能租借的輔具沒有編號及分類，故當有人需要租借輔具時，無根據租借出去。
6.技術員之間沒有資訊的流通，故可能造成多買材料的浪費。
7.材料只有買進來的紀錄，沒有如何被消耗的紀錄，故無法得知材料的使用合理性。
8.現行採用紙本方式記錄。一年個案件數大約1~2000件、一年維修件數大約1~2000件。
9.他們希望每一個個案可以像病歷檔的形式一樣，可以看到這個個案租借過哪些輔具、購買過哪些輔具、維修過哪些輔具，從這些資訊當中統計出各輔具的使用報表。
10.組織架構：現有一位主任、一位組長、兩位技師、兩位行政人員及一位社工人員。
By楊章昱

訪談紀錄0302-鄭老師

此次實地訪談希望大家都有很好的收穫，感謝輔具中心陳麗蓉組長詳盡的解說。這裡提供這個部落格園地來記錄這個計畫的演進與發展，之後我們會在這平台上討論整個資訊系統建構的歷程。對於訪談紀錄命名與格式，請遵循此篇的基本格式，下面並條列出你們需完成的內容，我們預計在下週上課時討論，請在上課前完成，下次上課將在系上電腦教室討論所有的訪談紀錄。

1. 請整理出你們參訪後聽到或記錄到的事實現況，以條列式亦可，務必於這兩天內記錄下來，以免日後難以記錄。
2. 如果可以搭配照片說明亦可，可向當天有帶拍照的同學索取。
3. 請共同維護與建構這個部落格，使它更美觀、更有趣，將來也會放在IE網頁上。

by 鄭老師